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Datenschutz für S4Y Kunden

Diese Hinweise betreffen die Android-App S4Y Kunden von Service4you GmbH, Paketkennung de.service4you.customerapp, und den zugehörigen Portaldienst. Sie gelten neben den Hinweisen zur Unternehmenswebsite. Die App dient ausschließlich freigeschalteten Geschäftskunden der angeschlossenen Händler.

Verantwortliche und Kontakt

Ihr jeweiliger Händler ist für seine Kundenbeziehung, Warenbestellungen, Preise und Rechnungen verantwortlich. Seine rechtliche Identität und Kontaktdaten ergeben sich aus Ihrer Händlerbeziehung, insbesondere der Einladung, Ihren Vertragsunterlagen und Belegen. Die App zeigt den zugeordneten Händler. Service4you stellt die technische Lösung bereit und verarbeitet Händlerdaten im Rahmen der Beauftragung. Service4you wird dadurch nicht Verkäufer der Waren.

Für eigene geschäftliche Kontakte und die Verwaltung ihrer Verträge mit Händlern ist Service4you selbst verantwortlich. Fragen zur Zuständigkeit, zur App und zum Datenschutz können Sie an uns richten:

Service4you GmbH
Feldbergstr. 145
81825 München, Deutschland
E-Mail: info@service4yougmbh.com
Telefon: +49 (89) 720 59 28 70

Herr Dolu bearbeitet Datenschutz- und Kontolöschanfragen und veranlasst die technischen Schritte. Soweit Ihr Händler zuständig ist, wird er für die Bearbeitung eingebunden. Dies ist keine Benennung eines Datenschutzbeauftragten.

Anmeldung und Freischaltung

Die Anmeldung erfolgt über Microsoft Entra External ID. Verarbeitet werden insbesondere Ihre Anmeldekennung, E-Mail- und Identitätsangaben sowie technisch erforderliche Anmelde- und Sicherheitsdaten. Die App führt keine eigene Passwortdatenbank. Der Portaldienst ordnet die bestätigte Identität über eine Händlerfreigabe dem passenden Geschäftskunden in Business Central zu. Ohne gültige Zuordnung ist kein Zugriff auf dessen Geschäftsdaten möglich. Einladungen enthalten unter anderem eine E-Mail-Zuordnung und einen befristeten Code.

Bestellungen Belege und Nachrichten

Beim Bestellen werden die gewählten Artikel, Marken, Packungen, Einheiten und Mengen sowie die für den Vorgang erforderlichen Preis- und Kundenbezüge verarbeitet. Technische Anforderungskennungen und Übertragungszustände helfen bei der Klärung unbestätigter Bestellungen und beim Verhindern doppelter Übertragungen.

Für Belegansichten verarbeitet die App Bestell- und Rechnungsdaten, offene Beträge und Rechnungs-PDFs des zugeordneten Kunden. Nachrichten können einen Titel, Inhalt und Auftragsbezug enthalten; ein Lesestatus wird gespeichert. Zugriffe erhalten die zuständigen Händlerbeschäftigten sowie erforderliche, aufgabenbezogen berechtigte Betriebs- und Supportkräfte.

Rechtsgrundlagen und erforderliche Angaben

Für Vertragsvorgänge mit natürlichen Personen kommt Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO zur Anwendung. Bei Beschäftigten und Ansprechpartnern eines Unternehmens beruht die erforderliche geschäftliche Verarbeitung insbesondere auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der Durchführung der Händlerbeziehung und der sachgerechten Kommunikation. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO. Der jeweilige Verantwortliche bestimmt die für seinen Vorgang einschlägige Grundlage.

Erforderliche Identitäts- und Zuordnungsangaben werden für den geschützten Zugang benötigt; ohne Bestellangaben kann keine Bestellung bearbeitet werden. Optionale Push-Mitteilungen sind für die übrigen App-Funktionen nicht erforderlich. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung ist für diese Portalbereitstellung nicht vorgesehen.

Technische Dienstleister und Übermittlungen

Für Portalbetrieb und Datenbank werden Microsoft Azure und Azure SQL eingesetzt; die Anmeldung verwendet Microsoft Entra External ID und die Händleranbindung Microsoft Dynamics 365 Business Central. Die geprüften Portal- und SQL-Ressourcen liegen in der Azure-Region Germany West Central. Diese Standortangabe ist keine Zusicherung, dass sämtliche Identitäts-, Support- und sonstige Verarbeitung ausschließlich in Deutschland erfolgt.

Für aktivierte Android-Push-Mitteilungen werden Azure Notification Hubs und Google Firebase Cloud Messaging verwendet. Dabei fallen erforderliche Geräte-, Installations- und Zustellkennungen an. Diese Anbieter können internationale Infrastruktur und Support einsetzen. Übermittlungen in Drittländer müssen durch eine zulässige Grundlage, insbesondere einen einschlägigen Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln und erforderliche zusätzliche Maßnahmen, gedeckt sein. Informationen zu den für Ihren konkreten Vorgang geltenden Empfängern und Garantien können Sie über den oben genannten Kontakt anfordern.

Weitere Anbieterinformationen: Microsoft Datenschutzbestimmungen für Produkte und Dienste sowie Datenschutz und Sicherheit bei Firebase. Diese Informationen ergänzen die Pflichten der jeweiligen Verantwortlichen.

Lokale Speicherung und Barcodeeingabe

Der Warenkorb und offene Übertragungsversuche werden auf dem Gerät in der vorgesehenen geschützten Speicherung gehalten und nach Kundenzuordnung getrennt. Die Barcode-Suche verwendet Eingabe beziehungsweise einen externen Handscanner. Die Android-Fassung 0.4.21 fordert hierfür keinen Kamera- oder allgemeinen Speicherzugriff an.

Rechnungs-PDFs können vorübergehend im App-Cache liegen. Wenn Sie ein PDF in einem anderen Programm speichern oder mit einem Empfänger teilen, entstehen dort eigene Kopien. Diese Kopien werden von einer späteren App- oder Kontolöschung nicht automatisch erfasst. Es gelten zusätzlich die Bedingungen des von Ihnen gewählten Ziels.

Optionale Push-Mitteilungen

Ab Version 0.4.21 können Sie Push in der Nachrichtenansicht aktivieren und deaktivieren. Bei der Aktivierung wird die Gerätekennung dem freigeschalteten Konto zugeordnet. Push enthält nur einen allgemeinen Hinweis auf eine neue Nachricht; Einzelheiten werden nach Anmeldung in der App abgerufen. Die Nachrichtenansicht bleibt auch ohne Push nutzbar.

Die automatische FCM-Tokeninitialisierung und die Firebase-Analytics-Erfassung sind in dieser Fassung ausdrücklich deaktiviert. Bei der Push-Abwahl fordert die App die Entfernung der Portal-/Hub-Zuordnung sowie die Löschung des FCM-Tokens und der Firebase-Installationskennung an. Kann ein Schritt nicht bestätigt werden, bleibt eine Wiederholung vorgesehen und die App meldet die fehlende Bestätigung. Nach einem Installationslöschaufruf nennt Firebase für die Entfernung zugehöriger Daten aus seinen Live- und Sicherungssystemen einen Zeitraum von bis zu 180 Tagen. Das bloße Ausschalten der Anzeige in Android ist von dieser Abwahl zu unterscheiden.

Speicherung Aufbewahrung und Löschung

Service4you hat für das Kundenportal feste interne Regelgrenzen beschlossen. Gesetzliche Pflichten, konkrete erforderliche Sperren und wirksame Händlerweisungen werden gesondert berücksichtigt. Die Bearbeitung umfasst technische und manuelle Schritte durch die zuständigen Personen. Die nachfolgenden Fristen sind verbindliche interne Vorgaben. Die allgemeine serverseitige Bereinigung ist noch nicht durchgängig als produktiver automatischer Ablauf eingerichtet. Herr Dolu veranlasst die erforderlichen manuellen Schritte; eine vollautomatische Gesamtbereinigung wird nicht zugesagt.

Die aktuell geprüften App-Service-Dateisystemprotokolle werden drei Tage aufbewahrt. Für die geprüfte Portal-SQL-Datenbank sind sieben Tage Sicherungsaufbewahrung konfiguriert; eine Langzeitsicherung ist dort nicht eingerichtet. Dies betrifft diese Ressourcen, nicht pauschal sämtliche Microsoft-Dienste. Bei Rücksicherungen sind fällige Löschungen vor erneuter produktiver Nutzung nachzuführen.

Für Händlerbelege gelten je nach Kategorie insbesondere die gesetzlichen Fristen: im gewöhnlichen Handelsbetrieb regelmäßig acht Jahre für Rechnungen/Buchungsbelege, sechs Jahre für Handels-/Geschäftsbriefe und zehn Jahre für Bücher/Abschlüsse. Der gesetzliche Fristbeginn und mögliche Verlängerungen, etwa bei steuerlich noch relevanten Vorgängen, sind zu beachten. Diese Pflichten gelten nicht pauschal für alle App-Kopien. Erforderlich aufbewahrte Daten werden auf den betreffenden Zweck beschränkt.

Konto und Datenlöschung anfragen

Nutzen Sie die Seite für Konto- und Datenlöschanfragen, den Einstieg „Datenschutz und Kontolöschung“ in der App oder eine E-Mail an info@service4yougmbh.com. Die Anfrage ist auch ohne Anmeldung und ohne erneute App-Installation möglich. Herr Dolu koordiniert die Prüfung und die notwendigen technischen Schritte.

Bitte nennen Sie Ihre Konto-E-Mail-Adresse, Ihren Händler und den gewünschten Umfang. Senden Sie keine Passwörter und keine unaufgeforderten Ausweiskopien. Eine erforderliche Identitätsprüfung wird auf das Angemessene begrenzt. Eine Anfrage wird nicht allein durch Öffnen eines Links versendet. Abmelden und Deinstallieren sind keine Kontolöschung.

Ihre Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit verlangen. Eine Einwilligung können Sie mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bei einer Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Eine Antwort erfolgt grundsätzlich innerhalb eines Monats; eine gesetzlich zulässige Verlängerung wird begründet mitgeteilt.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für nichtöffentliche Stellen in Bayern ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht ein Ansprechpartner.

Stand: 15. November 2026. App-bezogene Beschreibungen der neuen lokalen Bereinigung und Push-Abwahl beziehen sich auf Android-Version 0.4.21.